Finding the scope: MoSCoW

Palvelumuotoilun verkkokurrsin tehtävävässä 2 arvioin projektini toteuttamiseen liittyviä kysymyksiä, ongelmia, haasteita ja mahdollisuuksia. Kirjasin ajatukset post-it lapuille ja jaottelin ne sen jälkeen neljään kategoriaan:

Must have: Ilman näiden toteutumista projekti on turha.
Should have: Nämä ovat tärkeitä, mutta yksittäisen asian poisjääminen ei rampauta koko projektia.
Could have: Kiva, jos toteutuvat, mutta ei niin tärkeitä, kuin edelliset.
Won´t have: Esiinnousseita asioita, jotka jäävät kuitenkin tämän projektin laajuuden ulkopuolelle.

MoSCoW-priorisointiharjoituksen tarkoituksena on rajata teemaan liittyviä kysymyksiä, jotta saadaan lopulta muodostettua Must have-kohdan kysymyksistä, haasteista tai kehittämiskohteista selkeästi rajattu toimeksianto palvelumuotoiluprojektille.

Tein MoSCow-harjoituksen nelikentän jääkaapin ja pakastimen ovia hyödyntäen.

Must have (ylhäällä vasemmalla):

• Yrityskulttuurin ja arvojen toteutuminen tilasuunnittelussa
• Muutosviestintä ja osallistaminen hankkeen toteutuksessa

Should have (alhaalla vasemmalla):

• Parempi työntekijäkokemus
• Luovan työskentelyn tukeminen
• Paremman tiimityöskentelyn mahdollistaminen
• Keskittymistä vaativan työn tukeminen
• Yhteisöllisyyden parantaminen
• Työhyvinvoinnin parantaminen
• Tilojen muutosjoustavuuden lisääminen
• Muutosten vaikuttavuuden mittaaminen
• Parempi asiakaskokemus

Could have (ylhäällä oikealla):

• Tilojen näyttävyys: wow-efekti
• Viihtyvyyden lisääminen
• Brändin kirkastaminen
• Tilojen tehokkaampi käyttö

Won´t have now:

• Kustannussäästöjen arviointi
• Kokonaan uusiin tiloihin siirtyminen
• Virtuaalineuvotteluteknologian päivitys
• Etätyöskentelyn tukeminen
• Tilojen riittävyyden arviointi
• Designiin panostaminen

Palvelumuotoiluprojektin toimeksianto

MoSCow-harjoituksen avulla sain kiteytettyä toimeksiannon seuraavaan lauseeseen: Yrityksen kulttuurin ja arvojen toteuttaminen toimitilasuunnittelussa.

Yrityksemme arvot ovat:

1. Gofore on jokaiselle hyvä työpaikka 

2. Elämme asiakkaidemme onnistumisista

Yrityskulttuurimme rakentuu avoimuudelle, läpinäkyvyydelle, yhteisöllisyydelle, innostukselle ja määrätietoisuudelle.

Tiloja suunnitellessa on tärkeää  ymmärtää, että tiloja voidaan muokata arvojen ja toimintakulttuurin mukaisiksi, mutta vaikuttavuutta on myös toiseen suuntaan: tilat voivat myös muokata toimintakulttuuria ja mikäli ne eivät heijastele yrityksen arvoja, voivat arvot tuntua työntekijöiden mielestä etäisiltä tai jopa valheellisilta.

Siksi on tärkeää, että yrityksen toimitilat heijastelevat yrityksen arvoja ja tukevat yrityskulttuuria ja  haluttuja toimintatapoja ja -malleja. Asettamalla yrityksen arvojen ja kulttuurin toteutuminen toimitilasuunnittelussa ensisijaiseksi tavoitteeksi projektissa, toteutuu melko varmasti myös "Should have" ja todennäköisesti myös "Could have" kenttien tavoitteet.
Toinen "Must Have" kenttään sijoitettu tavoite -Muutosviestintä ja osallistaminen hankkeen toteutuksessa- toteutuu myös, kun projekti toteutetaan Goforen yrityskulttuurin mukaisesti, eli avoimesti, läpinäkyvästi, yhteisöllisesti, innostuksella ja määrätietoisesti.

Palvelumuotoiluprojektin työkalut

Projektin aluksi on syytä selvittää, miten henkilökunta kokee nykyiset toimitilat: miten ne tukevat tai haittaavat työntekoa ja miten ne henkilökunnan mielestä heijastavat yrityksen arvoja ja tukevat yrityskulttuuria. Selvitys tehdään tässä projektissa vain yrityksen Tampereen toimistolla. Toimistolla työskentelee tällä hetkellä noin 250 työntekijää, joten ensimmäisen vaiheen selvitys on järkevin ja helpoin toteuttaa nettikyselynä. Käytössämme on Survey Monkey, joten kysely kannattaa toteuttaa sillä. Kyselyn avulla pyritään selvittämään myös, miten ihmiset käyttävät nykyisiä tiloja, sekä minkälaisia tarpeita ja toiveita heillä on tilojen suhteen.
Kysely ja sen jäkeinen vastausten analysointi vie arviolta 2-3 viikkoa.

Kyselyn vastausten avulla toivomme löytävämme sekeästi nousevia teemoja, joiden pohjalta voisimme lähteä ideoimaan ratkaisuja. Tällaisia teemoja voisi olla esimerkiksi "Keskittymistä vaativan työn tukeminen tilaratkaisuilla", "Tiimityön tukeminen tilaratkaisuilla" tai "Yhteisöllisyyden tukeminen tilatarkaisuilla". Ideointivaiheessa työpajatyöskentely  pienehköissä ryhmissä voisi olla tuloksellisinta. Ideoiden ja ratkaisuehdotusten löytämiseksi voisi kokeilla esimerkiksi Decision Lighting jam -työpajaa. Työpajan kulku on esitetty hauskasti videolla:
https://www.youtube.com/watch?v=33hBnZzoFAg
Lisäksi voisimme organisoida  Pop up -työpajan, jossa pyydettäisiin ohikulkijoita kuvaamaan työpäiväpolkunsa tunnesanojen ja tunnelmakorttien avulla. 
Työpajavaihe tulee arviolta kestämään 1-2 kuukautta.

Työpajatyöskentelyn tuloksena meillä on toivottavasti jokaiseen esiin nousseeseen teemaan muutama ratkaisuidea, joita voisi seuraavassa vaiheessa lähteä testaamaan esimerkiksi jollain rajatulla alueella vapaaehtoisten koehenkilöiden avulla. Voisimme tehdä myös Pop up -työympäristöjä, joita kuka tahansa voisi käydä testaamassa. Erilaisten ratkaisujen testaamiseksi tarvitsemme yhteistyökumppaneita, joilta voimme saada esimerkiksi lyhytaikaiseen vuokraan kalusteita ja muita työvälineitä. Testivaiheessa keräämme esimerkiksi sensorien, havainnoinnin ja haastattelujen avulla tietoa testialueen käytöstä.  Kokeilujen perusteella teemme tarvittavia muutoksia testialueella ja testaamme uudelleen,siihen asti  kunnes löydämme riittävän hyvät ratkaisut esiin nousseisiin teemoihin.
Projektin testaus ja iterointivaihe voi kestää hyvin useita kuukausia. Tavoitteena olisi, että vuoden 2019 loppuun mennessä meillä olisi ratkaisut ainakin tärkeimpiin esiinnousseisiin teemoihin.